Conciliación bancaria en Excel, con plantilla

Abres el Excel de conciliación del mes pasado para copiar el formato. En la columna «Factura» alguien escribió «F001-311 y 312?», otra celda dice «ver correo» y hay tres abonos en amarillo que nadie explicó.

El Excel no falló. Le faltaba una regla para anotar los cruces que no son de uno a uno.

La plantilla: dos hojas y un código por abono

La plantilla separa lo que viene del banco de lo que viene de tu facturación, y las une con un código. Los pasos siguen el método de la conciliación bancaria con varios bancos.

Cada semana:

1. Pega en «Abonos» los ingresos de cada extracto, un banco debajo del otro. Marca los traspasos entre tus cuentas: no son cobros.
2. Mira la factura que sugiere la hoja para cada abono. Si es esa, escribe el código del abono (A-001) en la factura.
3. Si un abono paga varias facturas, todas llevan el mismo código.
4. Revisa lo que quedó en «Diferencia» o «Sin identificar» y anota el motivo.

La hoja «Facturas» también calcula los días de emisión a pago de cada factura cobrada: es la base para medir cuántos días tardas en cobrar.

Las fórmulas que hacen el cruce

Si prefieres armar tu propia hoja, estas son las cuatro piezas. Los nombres son los de Excel en español; según tu equipo, el separador es coma o punto y coma.

• Lo aplicado a cada abono. =SUMAR.SI.CONJUNTO(Facturas!I:I, Facturas!J:J, A6) suma el neto (columna I) de todas las facturas que llevan el código del abono (columna J). Un pago agrupado se resuelve igual que uno simple.
• La diferencia, con tolerancia. =SI(ABS(E6-L6)<=1, "Conciliado", "Diferencia"). La tolerancia absorbe los céntimos de redondeo; lo que pasa de ahí lo tiene que mirar alguien.
• La sugerencia. Una columna auxiliar en «Facturas» junta la moneda, el neto y si la factura ya está aplicada. Con COINCIDIR exacto sobre esa clave encuentras la primera factura pendiente por ese monto.
• Cuántas calzan. CONTAR.SI sobre la misma clave. Si da dos o más, la sugerencia no basta y hay que mirar el cliente.

Dónde se rompe el Excel

La plantilla ordena el trabajo, pero no lo hace por ti. Aun bien armado, el Excel se queda corto en cinco puntos:

• Pagos agrupados. La hoja comprueba una combinación que ya elegiste; no la busca. Si el cliente juntó cuatro de sus nueve facturas pendientes, probar sumas te toca a ti.
• Montos que no calzan. Una comisión de la transferencia interbancaria, un pago parcial o un neto calculado con otro tipo de cambio. La búsqueda exacta no encuentra nada y el abono queda en «Diferencia».
• Pagos sin referencia. Sin nombre ni número de factura en la glosa, la única pista es el monto. Si dos facturas tienen el mismo, la hoja no puede elegir.
• El porqué no queda. La celda dice «A-002», pero no con qué dato se decidió. Si quien concilia sale de vacaciones, el criterio se va con esa persona.
• Cada extracto llega distinto. Pegar cada semana el BCP, el BBVA y el Interbank, con sus columnas propias y montos que llegan como texto, es trabajo que se repite cada semana.

Cuándo el Excel ya no alcanza

No hay un número de facturas que lo decida. Hay señales:

• conciliar tus bancos te toma más de una tarde por semana;
• la lista de abonos sin identificar crece de un mes a otro;
• cobranzas llama por facturas que ya se pagaron, porque el cruce va atrasado;
• solo una persona sabe leer el archivo.

Si te pasa más de una, compara opciones con el checklist para elegir un sistema de cobranza o mira qué cambia frente a un CRM de cobranza.

Cómo se ve en Rumo

• Subes los extractos de BCP, BBVA, Interbank y Scotiabank tal como los descargas, en CSV, Excel o PDF. Nadie pega ni arregla columnas.
• Para cada abono, Rumo propone una factura y muestra qué coincidió: monto, cliente, fecha, operación, RUC o número de factura. Tú confirmas o eliges otra.
• Si un abono paga varias facturas, lo repartes tú en la misma pantalla.
• Cada cruce confirmado queda en el histórico con los datos que coincidieron, y se puede revertir.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un formato de conciliación bancaria?

Es el cuadro que parte del saldo del extracto y llega al saldo de tu libro bancos, partida por partida: depósitos en tránsito, cheques girados sin cobrar y cargos o abonos del banco que todavía no registraste. Lo que queda sin explicar tiene que dar cero. La plantilla lo trae en la hoja «Resumen».

¿Sirve BUSCARV para conciliar?

Sirve mientras cada monto sea único. Si dos facturas pendientes tienen el mismo neto, BUSCARV trae la primera y no avisa. Por eso la plantilla cuenta cuántas facturas calzan con cada abono antes de sugerir una.

¿La plantilla funciona en Google Sheets?

Sí. No usa macros ni funciones recientes, así que abre igual en Excel 2016, en Microsoft 365 y en Google Sheets.