Elegir un software de cobranzas
Sistema de cobranza: checklist para elegir en Perú
Por Emilio Fantozzi ·
Lunes, nueve de la mañana. La cartera está en un Excel que actualiza una sola persona. Antes de saber qué cobrar esta semana, esa persona cruza el extracto del BCP, el del BBVA y el reporte de detracciones contra la lista de facturas. Si falta ella, nadie sabe qué está cobrado.
Las señales de que el Excel ya no alcanza
- Los pagos se cruzan a mano contra cada extracto, y hay plata que entró y no se aplicó a ninguna factura.
- Las detracciones del Banco de la Nación no las cuadra nadie, o las cuadra una sola persona.
- Nadie puede decir cuánto está vencido hoy ni quién lo está gestionando.
- La cobranza depende de que alguien se acuerde de escribir. Cuando se escala, nadie sabe a quién se copió.
- Nadie sabe cuántos días pasan desde que emites una factura hasta que te la pagan.
Cuatro tipos de herramienta
| Qué resuelve | Dónde se queda corto | |
|---|---|---|
| Excel | Ya lo tienes y todos lo saben usar | Cada extracto y cada detracción se cruzan a mano |
| CRM de cobranza | Ordena la cola: a quién llamar, qué se prometió | El correo lo sigue escribiendo y mandando tu gente |
| Bot de cobranza | Escribe solo a tus clientes | Si no sabe qué se pagó, le escribe a quien ya pagó |
| Plataforma con conciliación | Cruza pagos y detracciones con cada factura y cobra sobre esa base | Pide trabajo al inicio: cargar la cartera y cuadrarla con tu contabilidad |
Cuál te conviene depende de tu volumen, tus bancos y tus detracciones. Una prueba sirve para todas: si con la herramienta nueva alguien sigue llevando un Excel paralelo, no alcanzó.
El checklist: 10 preguntas
- ¿Lee los extractos de tus bancos tal como los descargas? BCP, BBVA, Interbank, Scotiabank, en Excel, CSV o PDF, sin que nadie los arregle a mano.
- ¿Cruza las detracciones con cada factura? El reporte de SOL trae la serie y el número del comprobante; el sistema debería usarlos. Si no sabes cómo se hace a mano, está explicado en cómo cuadrar cada depósito de la cuenta de detracciones.
- ¿Separa el neto y la detracción en cada factura? Y te dice cuál de las dos partes falta.
- ¿Lleva soles y dólares por separado? La detracción se deposita siempre en soles, aunque la factura sea en dólares. Sumar monedas da un total que no existe.
- ¿Te dice por qué propone cada match? Monto, RUC, número de factura. Y te deja confirmar, reasignar o rechazar.
- ¿Se puede revertir lo aplicado? Con registro de quién hizo qué y cuándo.
- ¿Arranca con lo que exporta tu ERP? La cartera abierta a una fecha de corte, en Excel, XML de SUNAT o la exportación de SAP, sin migrar el histórico.
- ¿Qué hace solo y qué espera tu decisión? Pide la lista por escrito.
- Si escribe a tus clientes, ¿bajo qué reglas? Horario de Lima, feriados, cada cuántos días insiste, y si se detiene y te pasa la conversación cuando el cliente reclama o dice que ya pagó.
- ¿Cómo vas a saber si funcionó? Pide que midan los días de factura a pago antes de empezar y que los vuelvan a medir después.
Qué pedir en la demo
- Lleva tus archivos: un extracto de un mes y el Excel de detracciones de SOL. Pide que los carguen delante de ti, en lugar de los datos de prueba del proveedor.
- Pide ver un depósito que no calza con ninguna factura: qué propone el sistema y quién decide.
- Sigue una factura con detracción desde que llega el neto hasta que llega la detracción.
- Pregunta cuántas semanas toma arrancar y qué parte del trabajo le toca a tu equipo.
- Pregunta qué no hace todavía. Si te dicen «nada», desconfía.
Dónde encaja Rumo
Rumo está en la última fila de la tabla: es una plataforma de cobranzas con IA.
- Importa las facturas ya emitidas desde PDF, XML de SUNAT, Excel o la exportación de SAP, y convive con tu ERP.
- Lee los extractos de BCP, BBVA, Interbank y Scotiabank y el Excel de detracciones de SOL, y te dice qué coincidió en cada match. Solo la detracción que calza exacto, por comprobante y RUC, se aplica sola. Lo demás espera tu decisión, y todo se puede revertir.
- Un agente de IA cobra por ti por correo: pide la fecha de pago, insiste con la cadencia que defines y pasa la conversación a una persona cuando hace falta. Se enciende cuando tú decides.
Preguntas frecuentes
¿Un software de cobranzas reemplaza al ERP?
No tiene por qué. El ERP emite y lleva la contabilidad; el software de cobranzas trabaja sobre la cartera abierta que exportas de él. Pregunta qué le pide a tu ERP y qué hace con las facturas que emitas después del arranque.
¿Cuánto tarda en implementarse?
Instalarlo es lo de menos. Lo que toma semanas es cargar la cartera abierta y cuadrarla con tu contabilidad. Pregunta quién hace ese trabajo, cuánto le toca a tu equipo y desde cuándo empiezas a pagar.
¿Qué ve cada persona del equipo?
Lo razonable es que cada cobrador vea solo los clientes que tiene asignados y que la jefatura vea toda la cartera. Pregunta si ese límite está en los datos o solo en la pantalla.
Fuentes
- Detracciones — gob.peConsultado el 28 de setiembre de 2026
- Resolución de Superintendencia N° 183-2004/SUNAT (texto con modificaciones)Consultado el 28 de setiembre de 2026
- Pago masivo de detracciones: instructivo — SUNATConsultado el 28 de setiembre de 2026