Elegir un software de cobranzas
CRM de cobranza o Excel: qué resuelve cada uno
Por Emilio Fantozzi ·
Jueves, diez de la mañana. La cola del día dice que llames a un cliente por una factura vencida. Llamas. «Les pagamos el martes, al BCP.» Nadie había cruzado el extracto.
La cola estaba bien ordenada. Lo que faltaba era saber qué había entrado al banco.
Qué hace cada uno, tarea por tarea
| Tarea | Excel | CRM de cobranza | Rumo |
|---|---|---|---|
| Decidir a quién cobrar hoy | Filtras por vencimiento, cada día | Te arma la cola | Te arma la lista del día por responsable y te la manda por correo a las 8:00 |
| Escribir al cliente | Desde tu correo, a mano | Registra la gestión; el correo lo escribe tu gente | Desde tu Gmail, o el agente de IA cuando lo enciendes |
| Saber qué se pagó | Cruzas cada extracto a mano | Lo sabe cuando alguien lo marca | Lee los extractos y te propone el match; tú confirmas |
| Cuadrar detracciones | Otra hoja, contra el reporte de SOL | Si alguien las registra | Lee el Excel de detracciones de SOL y cruza por comprobante y RUC |
| Escalar | Cada uno copia a quien se acuerda | Pasa el caso a otra persona | Contactos por nivel y copia al comercial del cliente |
| Medir días de factura a pago | Si alguien arma la fórmula | Si tiene la fecha real de pago | Sale de las facturas cobradas |
La última fila es la que casi nadie mira, y depende de la tercera: si no sabes cuándo se pagó cada factura, no sabes cuántos días tardas en cobrarla.
El pago que el CRM no ve
Un CRM de cobranza trabaja con lo que le registran, a mano o desde tu ERP. Si nadie concilió el extracto de ayer, la cola sigue igual: te manda a cobrar lo que ya se pagó y no te avisa de la plata que entró sin factura.
Con detracciones se complica más. La factura se cobra en dos partes, en dos bancos, en dos fechas distintas.
Cuándo basta cada uno
- El Excel alcanza si emites pocas facturas al mes, cobras en un solo banco y quien lo lleva no falta.
- Un CRM de cobranza alcanza si tu problema es el orden del trabajo y otro equipo ya concilia los pagos todos los días, no al cierre.
- Necesitas conciliar dentro de la herramienta de cobranza si cobras en varios bancos, tienes facturas con detracción que alguien cuadra contra la cuenta del Banco de la Nación, o tu equipo llama por facturas que ya se pagaron.
Si automatizas la cobranza sin conciliar, el correo automático también le llega a quien ya pagó. Si ya decidiste cambiar, estas son las diez preguntas para elegir un sistema de cobranza.
Cómo se ve en Rumo
- Seguimiento es la cola del día. Cada cobrador ve su cartera y la jefa, la de todo el equipo. A las 8:00 de Lima, de lunes a viernes, cada uno recibe su lista por correo.
- Conciliación te muestra cada abono junto a la factura que propone y lo que coincidió: monto, cliente, número de factura, RUC y fecha. Confirmas, rechazas o reasignas. Solo la detracción que calza exacto, por comprobante y RUC, se aplica sola.
- Un agente de IA cobra por ti por correo cuando lo enciendes: respeta el horario de Lima y los feriados, y pasa la conversación a una persona cuando el cliente reclama o dice que ya pagó.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un CRM de cobranza?
Una herramienta que organiza la gestión: a qué clientes contactar, qué se habló, qué prometieron y quién lleva cada caso. Ordena el trabajo de tu equipo. Si además envía correos o cruza pagos depende de cómo se conecte con tu correo, tu banco y tu ERP.
¿Se puede automatizar la cobranza con Excel?
En parte: fórmulas de vencimiento, filtros y hasta macros que arman correos. Lo que no se automatiza es saber qué se pagó. El cruce con cada extracto y con el reporte de detracciones sigue siendo a mano.
¿Rumo reemplaza a mi ERP o a mi CRM?
Al ERP, no: Rumo arranca con la cartera abierta que exportas de él, y el ERP sigue siendo tu libro contable. Lo que concilias en Rumo lo registras también en tu ERP. La cola y el registro de gestiones de un CRM de cobranza, en cambio, ya están en Seguimiento.